// //

Календарь

Май 2017
Вс Пн Вт Ср Чт Пт Сб
30 1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31 1 2 3
Порядок использования архивных документов в ТОГБУ «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области PDF Печать
Автор: М.М. Дорошина, М.И. Корякина   
03.02.2016 00:00

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Для информационного обслуживания пользователей в Тамбовском областном государственном бюджетном учреждении «Государственный архив социально-политической истории Тамбовской области» (далее Архив) действует читальный зал (время работы: понедельник-четверг – 1000-1700, пятница – 1000-1600, выходные – суббота, воскресенье).

2. Настоящий Порядок использования архивных документов в ТОГБУ «ГАСПИТО» (далее – Порядок) регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале Архива.

3. Порядок разработан в соответствии с Федеральным Законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635.

4. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам Архива и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Плата за посещение читального зала Архива и пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

6. Распорядок работы читального зала устанавливается директором Архива.

2. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ АРХИВА

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.1.1. Пользователь, ведущий научную работу или выполняющий служебное задание, оформляется в читальный зал на основании официального письма направившего его учреждения (организации) на имя директора Архива.

2.1.2. Студенты высших учебных заведений Российской Федерации представляют официальное письмо с обоснованием необходимости работы с архивными документами за подписью ректора (проректора, декана факультета).

2.1.3. Пользователь, занимающийся архивными исследованиями по личной инициативе, оформляется в читальный зал по личному заявлению на имя директора Архива с указанием темы и цели работы в Архиве (Приложение 1).

2.1.4. Иностранный пользователь оформляется на основании официального письма принимающей его российской организации или личного заявления на имя директора Архива.

2.2. Пользователь знакомится с настоящим Порядком, заполняет анкету установленного образца (Приложение 2) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.3. Разрешение на пользование документами в читальном зале дается директором Архива (или его заместителем) на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлен директором Архива по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

2.4. Оформление пользователя осуществляет сотрудник читального зала при предъявлении им документа, удостоверяющего личность.

2.5. На каждого пользователя в читальном зале заводится «личное дело», в которое включаются следующие документы:

- официальное письмо или заявление о допуске в читальный зал с резолюцией директора (или его заместителя) Архива;

- анкета установленного образца;

- заказы на выдачу описей и дел;

- заказы на копирование документов.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения директора Архива.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в Архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления Архивом государственных услуг.

3.1.4. Заказывать в Архиве дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

Дела и другие материалы выдаются пользователю на основании заполненного бланка заказа с указанием номера фонда, описи, дела под расписку за каждую единицу предоставленного материала.

При выдаче пользователям несекретных документов  в составе частично рассекреченных дел заведующий читальным залом конвертует секретные документы.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Конвертированию в обязательном порядке подлежат все документы, содержащие сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении, а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища).

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудником читального зала, продление сроков использования особо ценных документов согласуется с директором Архива, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются директором Архива.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда Архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа. Единовременно пользователям может быть выдано не более 5 описей.

3.1.7. Получать консультации специалистов Архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети Архива (Приложение 3) или арендовать технические средства Архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, директору (или его заместителю) Архива.

3.1.16. Представлять архиву библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете или сумке размером не более 200x300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками Архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

- выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

- выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

3.2.8. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.9. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

3.2.10. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

3.2.10.1. Курить, употреблять продукты питания, напитки в читальном зале.

3.2.10.2. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы.

3.2.10.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

3.2.10.4. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на них и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

3.2.11. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).

3.2.12. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда Архива.

3.2.13. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.14. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.15. Выполнять требования сотрудников Архива, охранной службы и службы пожарной охраны Архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.16. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.

3.2.17. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.18. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные (название архива, номер фонда, описи, дела и листа).

3.2.19. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу Архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. КОПИРОВАНИЕ И ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗУ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

4.1. По заказу пользователя в зависимости от технических возможностей Архива и физического состояния документов изготавливаются их копии, качество которых обеспечивается Архивом.

4.2. Заказ на копирование оформляется пользователем на специальном бланке (Приложение 4) и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства Архива может дополнительно прилагаться их перечень.

4.3. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение. При отсутствии ограничений копирование документов осуществляется на общих основаниях.

4.4. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются директором Архива с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

4.5. Изготовление копий производится после оплаты пользователем счета за выполняемую работу.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которого может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается директором Архива в каждом конкретном случае.

4.6. В исключительных случаях, при отсутствии технических возможностей Архива, допускается копирование документов техническими средствами пользователя.

Копирование техническими средствами пользователя производится только с разрешения руководства Архива в читальном зале и под контролем его сотрудника.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователя, Архив не несет.

4.7. Копии документов выдаются пользователю под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.

4.8. Вынос копий документов из читального зала производится под контролем заведующего читальным залом.

 

Counter